AVVCATO D’IMPRESA
“Gli accordi di riservatezza (N.D.A.) servono?
Il titolo vuole essere, ovviamente, provocatorio perché gli Accordi di riservatezza o N.D.A. (Non Disclosure Agreement) servono certamente ma solo a determinate condizioni altrimenti sono … “carta straccia”!
La funzione degli accordi di riservatezza è quella di proteggere il “Know-how” o “Il saper fare” che, come ho già scritto in un precedente articolo, comprende tutte quelle conoscenze speciali sviluppate negli anni, non brevettabili o che non si vogliono brevettare, che un’azienda ha acquisito per svolgere una determinata attività e che ne costituiscono il valore aggiunto e la differenza rispetto ai concorrenti incidendo sulla sua capacità di competere nel suo mercato di riferimento.
Ma affinché essi siano effettivamente efficaci e offrano piena tutela, l’imprenditore deve seguire precise regole.
LE REGOLE (spesso non seguite) per la tutela delle Conoscenze speciali o, meglio, dei Segreti commerciali.
Innanzitutto i “Segreti commerciali” così come definiti dalla legge (Art. 98 Codice della Proprietà Industriale) sono le informazioni aziendali e le esperienze tecnico-industriali, comprese quelle commerciali, soggette al legittimo controllo del detentore e rappresentano il patrimonio di conoscenze e abilità operative di tipo tecnologico, commerciale o strategico dell’impresa non protetto, o che non può essere protetto, da copertura brevettuale.
Al riguardo e prima di addentrarci nelle “Regole”, è bene ricordare che, a differenza dei diritti di privativa industriale (marche e brevetti), il Know-How/Segreti commerciali può essere tutelato in modo illimitato nel tempo ma sole se … rimane segreto!
I^ regola
(Art. 98 Codice della Proprietà Industriale)
a) siano segrete, nel senso che non siano nel loro insieme o nella precisa configurazione e combinazione dei loro elementi generalmente note o facilmente accessibili agli esperti ed agli operatori del settore;
b) abbiano valore economico in quanto segrete;
c) siano sottoposte, da parte delle persone al cui legittimo controllo sono soggette, a misure da ritenersi ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete.».
- Per segretezza si intende le informazioni che non devono essere generalmente note o facilmente accessibili agli esperti ed agli operatori del settore;
- Il valore economico lo si individua, invece, nella misura della perdita economica che l’azienda subirebbe dalla perdita del vantaggio sul mercato nel momento in cui tali informazioni fossero conosciute anche dai concorrenti;
- Le misure a mantenerle segrete sono tutti quegli accorgimenti, ragionevolmente adeguati, che un’impresa deve avere posto in essere, e che deve essere in grado di dimostrare (!), per mantenerle appunto segrete.
II^ Regola
Misure per mantenerle segrete.
Queste si dividono in Misure giuridiche (es: i “Patti di riservatezza – NDA) e Misure fisiche (costituite da tecniche informatiche e organizzative)
Le misure fisiche
Le tecniche organizzative
1. individuare i propri segreti commerciali (es: liste clienti e fornitori, prezzi o tariffe, le analisi di mercato, le strategie di marketing o gli strumenti promozionali, modalità operative o costruttivie, progetti ecc.ecc.) selezionando solo quelli che costituiscono il vero valore aggiunto rispetto a propri concorrenti anche perché delimitarne il numero ne consente un controllo più stringente che è già di per se stesso uno strumento di tutela.
2. Catalogarli come riservati inserendo nel file una filigrana, o con altri strumenti adatti allo scopo, con l’indicazione “riservato”, “proprietaria” o altre diciture simili apposte con lo scopo di indicare la natura riservata e/o confidenziale dell’informazione stessa, affinché ogni utilizzatore sia ben consapevole della natura dell’informazione. Affermare che tutte le informazioni aziendali sono riservate/segrete ne svilisce l’effettiva natura non permettendone, se del caso, una efficace tutela giudiziale.
3. Selezionare il personale (dipendenti/collaboratori) che deve avere necessariamente accesso per questioni operative a una o più delle informazioni riservate, impedendone l’accesso a tutti gli altri.
Le tecniche informatiche
4. Gestire i privilegi su dati e sistemi sensibili adottando il principio dei privilegi minimi che è un concetto di sicurezza informatica in base al quale agli utenti e alle applicazioni viene fornito l’accesso alla rete solo alle risorse altamente sensibili necessarie per svolgere il proprio lavoro e null’altro!
5. Dotarsi di strumenti di Information Rights Management (IRM) che consentono di impedire a utenti non autorizzati di stampare, inoltrare o copiare informazioni riservate.
6. Monitorare gli accessi significa vedere chi accede ai segreti e come li utilizzano così da intervenire subito nei confronti di accessi non autorizzati.
7. Archiviare i segreti in spazi di archiviazione crittografati.
In tal senso sarà il consulente IT o l’IT manager ad individuare quelli più idonei allo scopo e alle dimensioni dell’azienda.
Le misure giuridiche
Patti di riservatezza o N.D.A. che possono essere previsti:
1. Nei contratti di lavoro con dipendenti e collaboratori inserendo specifiche clausole di riservatezza e segretezza e patti di non concorrenza;
2. In appositi documenti da far sottoscrivere ai possibili partner commerciali durante le fasi precontrattuali ai quali è necessario trasferire informazioni riservate, ai dipendenti o collaboratori che hanno accesso ad una o più di tali informazioni riservate, che li obblighi a non rivelarle o divulgarle a terzi o a farne altrimenti uso.
Da ciò la necessità di avere prima individuato e catalogato tutte le informazioni riservate e selezionato il personale che ne ha accesso.
3. Protocolli di segretazione per coloro che hanno accesso alle informazioni segrete.
Errori da non fare …per non far diventare “carta straccia” i Patti di riservatezza.
- Dichiarare “riservata/segreta” qualsiasi informazione comunicata ad altre parti.
- Sedersi al tavolo con un possibile partner commerciale che ha sottoscritto un patto di riservatezza e non documentare per iscritto quali informazioni gli sono rivelate!
- Trasmette le informazioni riservate con strumenti non sicuri: Fax (in disuso ormai), E-mail, WhatsApp;
- Dare ai dipendenti e collaboratori libero accesso alle informazioni riservate senza un sistema di controllo degli accessi e specifiche preventive autorizzazioni;
Da quanto si sa, l'unica copia ufficiale della formula della Coca Cola è conservata nel caveau di una banca di Atlanta ed è conosciuta solo da due dipendenti dell'azienda.
Senza gli accorgimenti sopra suggeriti i Patti di riservatezza sono del tutto inutili perché non è possibile o molto difficile ottenere tutela dei propri segreti commerciali se l’impresa non si è dotata, e fatto rispettare, degli specifici protocolli di segretezza i quali, per altro, sono anche necessari per ottenere la tutela penale dei segreti commerciali.
Tutela penale
(Art. 623 Codice Penale)
“Chiunque, venuto a cognizione per ragione del suo stato o ufficio, o della sua professione o arte, di segreti commerciali o di notizie destinate a rimanere segrete, sopra scoperte o invenzioni scientifiche, li rivela o li impiega a proprio o altrui profitto(3), è punito con la reclusione fino a due anni .
La stessa pena si applica a chiunque, avendo acquisito in modo abusivo segreti commerciali, li rivela o li impiega a proprio o altrui profitto.
Se il fatto relativo ai segreti commerciali è commesso tramite qualsiasi strumento informatico la pena è aumentata.
Il colpevole è punito a querela della persona offesa”
Dal tenore dell’articolo si può ricavare che la tutela è riconosciuta allorquando vi è una attuale situazione di segretezza che si intende appunto far permanere, cioè, che la volontà del titolare di mantenere il segreto - sia essa espressa o tacita - abbia ad oggetto informazioni che non siano già notorie. La giurisprudenza, sul punto, ha anche affermato che e “la nozione di segreto deve ritenersi modificata a seguito dell’entrata in vigore del D.Lvo febbraio 2005, n. 30 (codice della proprietà industriale)” con la conseguenza che il segreto tutelato, anche in sede penale, è solo quello che rispetta i criteri indicati dall’art. 98 C.p.i. (Codice della Proprietà Industriale)”.
ATTENZIONE, quindi!
Avv.Rodolfo Faccini
Contatti: legalstudiofaccinivr@gmail.com - www.studiolegalefaccini.it
“Gli accordi di riservatezza (N.D.A.) servono?
Il titolo vuole essere, ovviamente, provocatorio perché gli Accordi di riservatezza o N.D.A. (Non Disclosure Agreement) servono certamente ma solo a determinate condizioni altrimenti sono … “carta straccia”!
La funzione degli accordi di riservatezza è quella di proteggere il “Know-how” o “Il saper fare” che, come ho già scritto in un precedente articolo, comprende tutte quelle conoscenze speciali sviluppate negli anni, non brevettabili o che non si vogliono brevettare, che un’azienda ha acquisito per svolgere una determinata attività e che ne costituiscono il valore aggiunto e la differenza rispetto ai concorrenti incidendo sulla sua capacità di competere nel suo mercato di riferimento.
Ma affinché essi siano effettivamente efficaci e offrano piena tutela, l’imprenditore deve seguire precise regole.
LE REGOLE (spesso non seguite) per la tutela delle Conoscenze speciali o, meglio, dei Segreti commerciali.
Innanzitutto i “Segreti commerciali” così come definiti dalla legge (Art. 98 Codice della Proprietà Industriale) sono le informazioni aziendali e le esperienze tecnico-industriali, comprese quelle commerciali, soggette al legittimo controllo del detentore e rappresentano il patrimonio di conoscenze e abilità operative di tipo tecnologico, commerciale o strategico dell’impresa non protetto, o che non può essere protetto, da copertura brevettuale.
Al riguardo e prima di addentrarci nelle “Regole”, è bene ricordare che, a differenza dei diritti di privativa industriale (marche e brevetti), il Know-How/Segreti commerciali può essere tutelato in modo illimitato nel tempo ma sole se … rimane segreto!
I^ regola
(Art. 98 Codice della Proprietà Industriale)
a) siano segrete, nel senso che non siano nel loro insieme o nella precisa configurazione e combinazione dei loro elementi generalmente note o facilmente accessibili agli esperti ed agli operatori del settore;
b) abbiano valore economico in quanto segrete;
c) siano sottoposte, da parte delle persone al cui legittimo controllo sono soggette, a misure da ritenersi ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete.».
- Per segretezza si intende le informazioni che non devono essere generalmente note o facilmente accessibili agli esperti ed agli operatori del settore;
- Il valore economico lo si individua, invece, nella misura della perdita economica che l’azienda subirebbe dalla perdita del vantaggio sul mercato nel momento in cui tali informazioni fossero conosciute anche dai concorrenti;
- Le misure a mantenerle segrete sono tutti quegli accorgimenti, ragionevolmente adeguati, che un’impresa deve avere posto in essere, e che deve essere in grado di dimostrare (!), per mantenerle appunto segrete.
II^ Regola
Misure per mantenerle segrete.
Queste si dividono in Misure giuridiche (es: i “Patti di riservatezza – NDA) e Misure fisiche (costituite da tecniche informatiche e organizzative)
Le misure fisiche
Le tecniche organizzative
1. individuare i propri segreti commerciali (es: liste clienti e fornitori, prezzi o tariffe, le analisi di mercato, le strategie di marketing o gli strumenti promozionali, modalità operative o costruttivie, progetti ecc.ecc.) selezionando solo quelli che costituiscono il vero valore aggiunto rispetto a propri concorrenti anche perché delimitarne il numero ne consente un controllo più stringente che è già di per se stesso uno strumento di tutela.
2. Catalogarli come riservati inserendo nel file una filigrana, o con altri strumenti adatti allo scopo, con l’indicazione “riservato”, “proprietaria” o altre diciture simili apposte con lo scopo di indicare la natura riservata e/o confidenziale dell’informazione stessa, affinché ogni utilizzatore sia ben consapevole della natura dell’informazione. Affermare che tutte le informazioni aziendali sono riservate/segrete ne svilisce l’effettiva natura non permettendone, se del caso, una efficace tutela giudiziale.
3. Selezionare il personale (dipendenti/collaboratori) che deve avere necessariamente accesso per questioni operative a una o più delle informazioni riservate, impedendone l’accesso a tutti gli altri.
Le tecniche informatiche
4. Gestire i privilegi su dati e sistemi sensibili adottando il principio dei privilegi minimi che è un concetto di sicurezza informatica in base al quale agli utenti e alle applicazioni viene fornito l’accesso alla rete solo alle risorse altamente sensibili necessarie per svolgere il proprio lavoro e null’altro!
5. Dotarsi di strumenti di Information Rights Management (IRM) che consentono di impedire a utenti non autorizzati di stampare, inoltrare o copiare informazioni riservate.
6. Monitorare gli accessi significa vedere chi accede ai segreti e come li utilizzano così da intervenire subito nei confronti di accessi non autorizzati.
7. Archiviare i segreti in spazi di archiviazione crittografati.
In tal senso sarà il consulente IT o l’IT manager ad individuare quelli più idonei allo scopo e alle dimensioni dell’azienda.
Le misure giuridiche
Patti di riservatezza o N.D.A. che possono essere previsti:
1. Nei contratti di lavoro con dipendenti e collaboratori inserendo specifiche clausole di riservatezza e segretezza e patti di non concorrenza;
2. In appositi documenti da far sottoscrivere ai possibili partner commerciali durante le fasi precontrattuali ai quali è necessario trasferire informazioni riservate, ai dipendenti o collaboratori che hanno accesso ad una o più di tali informazioni riservate, che li obblighi a non rivelarle o divulgarle a terzi o a farne altrimenti uso.
Da ciò la necessità di avere prima individuato e catalogato tutte le informazioni riservate e selezionato il personale che ne ha accesso.
3. Protocolli di segretazione per coloro che hanno accesso alle informazioni segrete.
Errori da non fare …per non far diventare “carta straccia” i Patti di riservatezza.
- Dichiarare “riservata/segreta” qualsiasi informazione comunicata ad altre parti.
- Sedersi al tavolo con un possibile partner commerciale che ha sottoscritto un patto di riservatezza e non documentare per iscritto quali informazioni gli sono rivelate!
- Trasmette le informazioni riservate con strumenti non sicuri: Fax (in disuso ormai), E-mail, WhatsApp;
- Dare ai dipendenti e collaboratori libero accesso alle informazioni riservate senza un sistema di controllo degli accessi e specifiche preventive autorizzazioni;
Da quanto si sa, l'unica copia ufficiale della formula della Coca Cola è conservata nel caveau di una banca di Atlanta ed è conosciuta solo da due dipendenti dell'azienda.
Senza gli accorgimenti sopra suggeriti i Patti di riservatezza sono del tutto inutili perché non è possibile o molto difficile ottenere tutela dei propri segreti commerciali se l’impresa non si è dotata, e fatto rispettare, degli specifici protocolli di segretezza i quali, per altro, sono anche necessari per ottenere la tutela penale dei segreti commerciali.
Tutela penale
(Art. 623 Codice Penale)
“Chiunque, venuto a cognizione per ragione del suo stato o ufficio, o della sua professione o arte, di segreti commerciali o di notizie destinate a rimanere segrete, sopra scoperte o invenzioni scientifiche, li rivela o li impiega a proprio o altrui profitto(3), è punito con la reclusione fino a due anni .
La stessa pena si applica a chiunque, avendo acquisito in modo abusivo segreti commerciali, li rivela o li impiega a proprio o altrui profitto.
Se il fatto relativo ai segreti commerciali è commesso tramite qualsiasi strumento informatico la pena è aumentata.
Il colpevole è punito a querela della persona offesa”
Dal tenore dell’articolo si può ricavare che la tutela è riconosciuta allorquando vi è una attuale situazione di segretezza che si intende appunto far permanere, cioè, che la volontà del titolare di mantenere il segreto - sia essa espressa o tacita - abbia ad oggetto informazioni che non siano già notorie. La giurisprudenza, sul punto, ha anche affermato che e “la nozione di segreto deve ritenersi modificata a seguito dell’entrata in vigore del D.Lvo febbraio 2005, n. 30 (codice della proprietà industriale)” con la conseguenza che il segreto tutelato, anche in sede penale, è solo quello che rispetta i criteri indicati dall’art. 98 C.p.i. (Codice della Proprietà Industriale)”.
ATTENZIONE, quindi!
Avv.Rodolfo Faccini
Contatti: legalstudiofaccinivr@gmail.com - www.studiolegalefaccini.it