L’Avvocato d’impresa
Il ruolo dei contratti nel generare affari
In questa mia rubrica ho già affrontato il tema dei contratti in alcuni articoli (“Come redigere un contratto” e “ Le Condizioni Generali di Contratto e il delicato equilibrio della tutela degli interessi delle parti”) accennando, in entrambi, come la redazione corretta di un contratto abbia una concreta ricaduta in termini di risparmi economici e di generare affari ed incrementare il businnes di una azienda.
Nel mio primo articolo scrivevo: “Spesso l’imprenditore, anche di più esperienza, ritiene che il contratto non sia altro che il documento sottoscritto tra le parti che conclude la trattativa e avvia il businness e così, una volta firmato, lo passa alla segretaria affinché lo archivi tra i documenti dell’impresa. Errore, gravissimo errore. Se è vero che il contratto viene firmato alla conclusione delle trattative è anche vero che nel contratto è, o dovrebbe essere, regolato il rapporto con la controparte. Il contratto, se mi consentite la similitudine, NON sancisce la fine del periodo di corteggiamento del cliente/fornitore ma è l’atto di matrimonio con esso e come per il matrimonio, va coltivato giorno per giorno sulla base, appunto, di quanto in esso è stato pattuito. Il contratto è lo strumento regolatore del businness e va conosciuto da ogni collaboratore dell’imprenditore che si occuperà di dargli esecuzione ed al quale ogni comportamento dovrà conformarsi. Colui o coloro che gestiranno l’affare regolato dal contratto lo devono conoscere in ogni suo aspetto perché il contratto è la legge tra le parti contraenti. Ogni ordine o vendita o servizio deve essere conforme al contratto affinché il matrimonio possa proseguire senza intoppi.”
“Il contratto è lo strumento regolatore del businness”, ho scritto, e tale mia affermazione nasce da una considerazione d’esperienza sul come, spesso, un’azienda non abbia una gestione corretta dei propri contratti (contract management) intendendo con ciò che in essa non esiste un “processo di gestione dei contratti” definito in modo chiaro attraverso l’indicazione di linee guida con le quali imporre al proprio personale (ufficio acquisti/vendite/commerciale) l’utilizzo di modelli contrattuali definiti e, ovviamente, redatti in modo corretto da professionisti (Avvocati d’impresa) ed, anche, coerenti con la situazione economica e finanziaria dell’azienda.
Non è difficile constatare come una inefficiente gestione della contrattualistica aziendale è di ostacolo all’opportunità di businnes che si traduce, giocoforza, in perdite in termini di profitto e/o maggiori costi, oltre che di cattiva gestione dei rapporti con clienti e fornitori e, soprattutto, di generare rischi di contenziosi con quest’ultimi.
Provate ad immaginare un ufficio acquisti nel quale ognuno del personale addetto intavoli trattative con i fornitori secondo una sua propria logica di pensiero o sulla base della propria esperienza ( “Ho sempre fatto così… ”) concentrandosi solo sullo “strappare” il miglior prezzo d’acquisto sorvolando, invece, su quegli aspetti essenziali che riguardano le garanzie, soprattutto post-vendita spessissimo del tutto trascurate e sconosciute, l’impegno a un costante approvvigionamento (programmazione degli ordini e garanzie di quantità), ai sistemi di qualità utilizzati dal fornitore e autocertificazioni, sviluppo dei prodotti e loro innovazioni tecniche e quant’altro. E’ del tutto evidente come una tale gestione dei contratti porta, necessariamente, a delle perdite economiche oltre che ad un difficile se non impossibile monitoraggio degli obblighi contrattuali sia dell’azienda verso i propri clienti che dei fornitori verso di essa. Così facendo, oltretutto, diventa complicato poter gestire in maniera efficace eventuali criticità dal momento che mancando dei “modelli contrattuali” ben definiti non è possibile determinare con chiarezza “chi doveva fare che cosa, come e quando” dal ché accertare le responsabilità e, ancora peggio, poter gestire un contenzioso giudiziario in modo adeguato e con probabilità di esito favorevole per l’azienda, diventa per l’Avvocato estremamente complesso e difficile dovendo spesso ricostruire i fatti sulla base di e-mail, nella migliore delle ipotesi, o di sole testimonianze: “ Eravamo d’accordo che…” – “Gli avevo detto che ci serviva questo e quello entro il ..” ecc. ecc .
Tali mie considerazioni hanno trovato riscontro in una indagine di qualche anno fa condotta da EY Law, associata di Ernst Young Global Limited, e dall'Harvard Law School Center e pubblicata da “Altalex” (“Business: quanto conta la gestione della contrattualistica?” di Laura Biarella), dalla quale è emerso che il 49% delle aziende intervistate affermava di non disporre di un processo definito per l'archiviazione dei contratti dopo l'esecuzione e quasi otto su dieci (il 78%) di non monitorare sistematicamente gli obblighi contrattuali. L’indagine aveva anche appurato che pur se le aziende si erano dotate di “modelli contrattuali” il 71% dei contratti non risultano monitorati per deviazioni dai termini standard.
Purtroppo lo “stato dell’arte” nella maggioranza delle aziende, soprattutto medio/piccole, ma non solo, è quello sopra descritto e la mancanza di una “strategia contrattuale” risulta essere una palla al piede notevolmente pesante e misconosciuta dall’imprenditore.
La soluzione non è difficile o complessa perché è sufficiente rivolgersi a consulenti legali esperti dei vari settori in cui opera l’azienda e farsi predisporre da loro dei modelli contrattuali adeguati (Condizioni Generali di Contratto) e, soprattutto, imporre il loro utilizzo a coloro che si occupano della gestione contrattuale con i clienti/fornitori monitorando costantemente che ciò effettivamente avvenga. In tal modo l’imprenditore è nelle condizioni di conoscere quali sono i diritti e gli obblighi che nascono dai suoi contratti aziendali così da poter avere la contezza e il controllo di eventuali criticità e porvi rimedio per tempo anche alla luce di situazioni già accadute, così tenendo presente il monito: “Conoscere è necessario, perché ciò che è accaduto può ritornare” (Primo Levi).
Avv.Rodolfo Faccini
Contatti: legalstudiofaccinivr@gmail.com - www.studiolegalefaccini.it
Il ruolo dei contratti nel generare affari
In questa mia rubrica ho già affrontato il tema dei contratti in alcuni articoli (“Come redigere un contratto” e “ Le Condizioni Generali di Contratto e il delicato equilibrio della tutela degli interessi delle parti”) accennando, in entrambi, come la redazione corretta di un contratto abbia una concreta ricaduta in termini di risparmi economici e di generare affari ed incrementare il businnes di una azienda.
Nel mio primo articolo scrivevo: “Spesso l’imprenditore, anche di più esperienza, ritiene che il contratto non sia altro che il documento sottoscritto tra le parti che conclude la trattativa e avvia il businness e così, una volta firmato, lo passa alla segretaria affinché lo archivi tra i documenti dell’impresa. Errore, gravissimo errore. Se è vero che il contratto viene firmato alla conclusione delle trattative è anche vero che nel contratto è, o dovrebbe essere, regolato il rapporto con la controparte. Il contratto, se mi consentite la similitudine, NON sancisce la fine del periodo di corteggiamento del cliente/fornitore ma è l’atto di matrimonio con esso e come per il matrimonio, va coltivato giorno per giorno sulla base, appunto, di quanto in esso è stato pattuito. Il contratto è lo strumento regolatore del businness e va conosciuto da ogni collaboratore dell’imprenditore che si occuperà di dargli esecuzione ed al quale ogni comportamento dovrà conformarsi. Colui o coloro che gestiranno l’affare regolato dal contratto lo devono conoscere in ogni suo aspetto perché il contratto è la legge tra le parti contraenti. Ogni ordine o vendita o servizio deve essere conforme al contratto affinché il matrimonio possa proseguire senza intoppi.”
“Il contratto è lo strumento regolatore del businness”, ho scritto, e tale mia affermazione nasce da una considerazione d’esperienza sul come, spesso, un’azienda non abbia una gestione corretta dei propri contratti (contract management) intendendo con ciò che in essa non esiste un “processo di gestione dei contratti” definito in modo chiaro attraverso l’indicazione di linee guida con le quali imporre al proprio personale (ufficio acquisti/vendite/commerciale) l’utilizzo di modelli contrattuali definiti e, ovviamente, redatti in modo corretto da professionisti (Avvocati d’impresa) ed, anche, coerenti con la situazione economica e finanziaria dell’azienda.
Non è difficile constatare come una inefficiente gestione della contrattualistica aziendale è di ostacolo all’opportunità di businnes che si traduce, giocoforza, in perdite in termini di profitto e/o maggiori costi, oltre che di cattiva gestione dei rapporti con clienti e fornitori e, soprattutto, di generare rischi di contenziosi con quest’ultimi.
Provate ad immaginare un ufficio acquisti nel quale ognuno del personale addetto intavoli trattative con i fornitori secondo una sua propria logica di pensiero o sulla base della propria esperienza ( “Ho sempre fatto così… ”) concentrandosi solo sullo “strappare” il miglior prezzo d’acquisto sorvolando, invece, su quegli aspetti essenziali che riguardano le garanzie, soprattutto post-vendita spessissimo del tutto trascurate e sconosciute, l’impegno a un costante approvvigionamento (programmazione degli ordini e garanzie di quantità), ai sistemi di qualità utilizzati dal fornitore e autocertificazioni, sviluppo dei prodotti e loro innovazioni tecniche e quant’altro. E’ del tutto evidente come una tale gestione dei contratti porta, necessariamente, a delle perdite economiche oltre che ad un difficile se non impossibile monitoraggio degli obblighi contrattuali sia dell’azienda verso i propri clienti che dei fornitori verso di essa. Così facendo, oltretutto, diventa complicato poter gestire in maniera efficace eventuali criticità dal momento che mancando dei “modelli contrattuali” ben definiti non è possibile determinare con chiarezza “chi doveva fare che cosa, come e quando” dal ché accertare le responsabilità e, ancora peggio, poter gestire un contenzioso giudiziario in modo adeguato e con probabilità di esito favorevole per l’azienda, diventa per l’Avvocato estremamente complesso e difficile dovendo spesso ricostruire i fatti sulla base di e-mail, nella migliore delle ipotesi, o di sole testimonianze: “ Eravamo d’accordo che…” – “Gli avevo detto che ci serviva questo e quello entro il ..” ecc. ecc .
Tali mie considerazioni hanno trovato riscontro in una indagine di qualche anno fa condotta da EY Law, associata di Ernst Young Global Limited, e dall'Harvard Law School Center e pubblicata da “Altalex” (“Business: quanto conta la gestione della contrattualistica?” di Laura Biarella), dalla quale è emerso che il 49% delle aziende intervistate affermava di non disporre di un processo definito per l'archiviazione dei contratti dopo l'esecuzione e quasi otto su dieci (il 78%) di non monitorare sistematicamente gli obblighi contrattuali. L’indagine aveva anche appurato che pur se le aziende si erano dotate di “modelli contrattuali” il 71% dei contratti non risultano monitorati per deviazioni dai termini standard.
Purtroppo lo “stato dell’arte” nella maggioranza delle aziende, soprattutto medio/piccole, ma non solo, è quello sopra descritto e la mancanza di una “strategia contrattuale” risulta essere una palla al piede notevolmente pesante e misconosciuta dall’imprenditore.
La soluzione non è difficile o complessa perché è sufficiente rivolgersi a consulenti legali esperti dei vari settori in cui opera l’azienda e farsi predisporre da loro dei modelli contrattuali adeguati (Condizioni Generali di Contratto) e, soprattutto, imporre il loro utilizzo a coloro che si occupano della gestione contrattuale con i clienti/fornitori monitorando costantemente che ciò effettivamente avvenga. In tal modo l’imprenditore è nelle condizioni di conoscere quali sono i diritti e gli obblighi che nascono dai suoi contratti aziendali così da poter avere la contezza e il controllo di eventuali criticità e porvi rimedio per tempo anche alla luce di situazioni già accadute, così tenendo presente il monito: “Conoscere è necessario, perché ciò che è accaduto può ritornare” (Primo Levi).
Avv.Rodolfo Faccini
Contatti: legalstudiofaccinivr@gmail.com - www.studiolegalefaccini.it
